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Telefonbuchintegration

Häufig wird eine Telefonie-Software um die Funktionalität eines Telefonbuches erweitert. Auf diese Weise hat der Anwender die Möglichkeit, direkt in der Software bestimmte Telefonnummern und Adressen nachzuschlagen, ohne dafür wie früher ein „richtiges“, gedrucktes Telefonbuch mit Papier-Seiten zur Hand nehmen zu müssen. Der Anwender spart Zeit, weil er das Telefonbuch nicht extra aus dem Schrank nehmen oder wuchten muss und sich nicht (wie es z.B. bei einem Telefonbuch von einer Großstadt wie München der Fall ist) durch mehrere tausend Seiten durcharbeiten muss, um den gewünschten Eintrag zu finden. Die Software findet die gewünschten Treffer meist innerhalb von Sekunden. Davon abgesehen benötigt man keinen Platz im Schrank, wo ein „echtes“ Telefonbuch gelagert werden muss.

Eine Telefonie-Software kann den Anwender mit Hilfe der Telefonbuch-Integration auf vielfältige Weise unterstützen: Zunächst kann der Anwender gezielt nach bestimmten Adressfeldern wie z.B. Vorname, Nachname, Firma, Straße, Hausnummer, Postleitzahl oder Ort suchen. Nachdem die Suche durchgeführt wurde, werden dem Anwender von der Software alle gefundenen Treffer aufgelistet. Hat der Teilnehmer im Telefonbuch noch weitere Telefonnummern oder Mobilnummern hinterlegt, so werden diese häufig zusätzlich mit angezeigt, so dass der Anwender alle verfügbaren Informationen auf einen Blick hat. Manche Telefonbücher bieten noch zusätzliche Informationen wie z.B. Firmenhomepage (mit Direkt-Link) etc. an. Häufig bietet die Telefonie-Software noch die Möglichkeit, die Nummer des ausgewählten Teilnehmers direkt zu wählen, so dass der Anwender ihn sofort anrufen kann.

Bietet das Telefonbuch zudem noch die Möglichkeit der sog. „Inverssuche“, so kann der Anwender eine Telefonnummer eingeben und die Software liefert ihm den zugehörigen Teilnehmer zu dieser Telefonnummer zurück. Rechtliche Voraussetzung hierfür ist, dass der Teilnehmer der „Rückwärtssuche“, wie die Inverssuche auch genannt wird, im Telefonbuch zugestimmt hat. Diese Option kann der Teilnehmer separat angeben, wenn er z.B. bei seinem Telekommunikations-Anbieter einen neuen Vertrag unterschreibt und der Anbieter ihm die Möglichkeit eines Eintrages im Telefonbuch anbietet, was der Teilnehmer mit seiner Unterschrift bestätigen muss. Wie weiter oben schon genannt, darf eine Telefonie-Software Einträge von Teilnehmern, die der Inverssuche ausdrücklich widersprochen haben, unter keinen Umständen anzeigen.

Häufig wird beim in der Software integrierten Telefonbuch noch unterschieden, ob es sich um ein Telefonbuch handelt, welches auf einem internen Server installiert wurde, oder um ein „echtes“ Online-Telefonbuch handelt. Beim Online-Telefonbuch werden die Daten direkt aus dem Internet bzw. der Cloud abgerufen, was den Vorteil bietet, dass die abgerufen Daten meist auf dem aktuellsten Stand sind, aber gleichzeitig auch den Nachteil beinhaltet, dass die Datenübertragung meist länger dauert, als wenn die Telefonie-Software die Daten über ein Telefonbuch abruft, welches auf einem Server im eigenen Netz liegt, da die Geschwindigkeit von internen Netzen wesentlich höher ist.

Neben der Telefonbuch-Integration werden von einer Telefonie-Software häufig noch weitere Integrationen angeboten:

  • Microsoft Outlook: Die Software kann in diesem Fall die Telefonnummern und Adressen mit den Kontakten in Microsoft Outlook abgleichen. So werden z.B. in Outlook veränderte Kontakt-Daten erkannt und über die Software an den Anwender gemeldet, so dass dieser die Möglichkeit hat, ggf. die aktualisierten Daten in die Datenbank der Telefonie-Software zu übernehmen. Oft ist auch der umgekehrte Fall möglich: Über das mitgelieferte Telefonbuch befinden sich in der Software aktuelle Telefonnummern. Diese kann der Anwender nun in die Outlook-Kontakte übernehmen. Der Kontakt wird wahlweise als neuer Kontakt angelegt oder es werden die Daten wie z.B. Telefonnummer, Adresse etc. von einem bereits bestehenden Kontakt aktualisiert.
  • Eigene externe Datenbank: Häufig möchten die Nutzer einer Telefonie-Software auf eine (hauseigene) externe Datenbank zurückgreifen, die z.B. auf einem Netzlaufwerk liegt. Hier werden von einigen Anbietern von Telefonie-Software Schnittstellen zur Verfügung gestellt, damit der Anwender beispielsweise Zugriff auf die Telefonnummern dieser Datenbank erhält. Wie auch bei der bereits oben genannten Integration von Microsoft Outlook wird es dem Anwender an dieser Stelle ermöglicht, die Telefonnummern der Telefonie-Software als auch die Adressen und Telefonnummern der externen Datenbank aktuell zu halten, indem man Adressen zwischen Software und Datenbank durch Import und Export austauscht.